OPERASI HOTEL · NILAI PERNIAGAAN
Berbaloikah menukar sistem hotel?
Kira kerja di sebalik setiap tempahan.
Daripada e-mel tempahan dan bayaran daftar masuk hingga kad bilik, daftar keluar dan serah tugas, fahami dahulu cara pasukan menyambungkan setiap kerja sebelum memilih perkara yang perlu diperbaiki.
Tetamu sudah menerima kad bilik dan menuju ke lif.
Namun, kerja di kaunter untuk penginapan itu belum selesai.
Bayaran bilik dan deposit masih perlu disemak. Resit perlu disusun. Perkara yang belum selesai perlu disampaikan kepada syif seterusnya. Semasa daftar keluar, kad bilik, invois, arahan pembersihan dan status bilik perlu disambungkan sekali lagi.
Pasukan anda melakukan semua ini setiap hari. Apabila mereka sudah mahir, orang lain hanya nampak hotel beroperasi seperti biasa. Kerja menyalin, menyemak, menunggu dan menerangkan perkara di belakangnya jauh kurang kelihatan.
Oleh itu, memang wajar pemilik meneliti sebut harga sistem baharu dengan cermat. Bilik perlu diselenggara. Gaji pekerja perlu dibayar. Selain pembelian, mungkin ada perubahan pada data, kunci pintu, kad dan cara pasukan bekerja.
Anda mahu keadaan bertambah baik.
Perniagaan hari ini juga perlu dijaga.
Penilaian yang berguna meletakkan pelaburan sistem baharu bersama kerja yang diperlukan untuk mengekalkan proses sekarang. Satu pihak mempunyai sebut harga. Satu lagi juga perlu difahami dengan jelas.
Berapa banyak serahan kerja antara e-mel tempahan dengan bilik tetamu?
Apabila kerja harian kaunter diperincikan, aliran seperti ini boleh dilihat:
Tempahan dan daftar masuk
Semak e-mel tempahan → salin nombor rujukan ke dalam sistem → tunggu ketibaan tetamu → sahkan rujukan → semak butiran tetamu secara manual → masukkan butiran dan salin dokumen pengenalan mengikut keperluan → kutip bayaran bilik serta deposit → cetak resit → sediakan dan serahkan kad bilik.
Serah tugas syif
Cetak laporan jualan → terangkan tugasan tertunggak, masalah dan perkara berkaitan tetamu → syif seterusnya mengambil alih.
Daftar keluar dan persediaan untuk ketibaan seterusnya
Tunggu kad bilik dipulangkan → semak kad → cetak invois → maklumkan kepada housekeeping → kemas kini status bilik selepas pembersihan → cetak laporan dan serah tugas.
Setiap langkah mempunyai tujuannya. Identiti perlu disemak, bayaran perlu jelas, bilik perlu disediakan dan syif seterusnya perlu tahu apa yang telah berlaku.
Perkara yang patut diteliti ialah: adakah maklumat yang sama dimasukkan berulang kali? Berapa tempat perlu diperiksa untuk mengesahkan bayaran? Siapa memaklumkan kepada kaunter bahawa pembersihan telah selesai? Adakah serah tugas bergantung pada seseorang mengingati sesuatu perkara?
Sebahagian masa di kaunter digunakan untuk melayani tetamu. Sebahagian lagi digunakan untuk menyambungkan bahagian operasi yang berasingan. Memahami kedua-duanya membantu hotel memilih penambahbaikan yang sesuai.
Mengapa proses yang bermasalah masih terus digunakan?
Kerana pasukan sudah tahu cara memastikan kerja tetap berjalan.
Apabila tempahan tidak ditemui, mereka tahu siapa perlu ditanya. Apabila kad bilik bermasalah, mereka tahu rakan sekerja yang boleh membantu. Jika syif sebelumnya tertinggal maklumat, panggilan telefon mungkin dapat melengkapkannya. Masalah itu masih ada, tetapi orang yang terlibat sudah tahu cara mengatasinya.
Kos menukar sistem pula dapat dilihat serta-merta. Perkakasan dan perisian mungkin hanya sebahagian daripadanya. Integrasi, penyediaan data, latihan dan aturan peralihan juga mungkin diperlukan. Kerja sedia ada perlu diteruskan ketika ada yang sedang mempelajari cara baharu.
Orang yang bertanya sama ada pertukaran itu berbaloi sedang menjaga aliran tunai dan pasukan yang akan menggunakan sistem setiap hari. Pembekal perlu menjelaskan perbandingan itu secara khusus.
Apakah yang patut ditunjukkan dalam perbandingan sebelum dan selepas?
Bawa satu tempahan ujian semasa demonstrasi dan ikuti perjalanan semasa hotel. Soalan di bawah lebih dekat dengan operasi harian berbanding panjangnya senarai fungsi.
| Peringkat | Cara kerja dilakukan sekarang | Perkara yang perlu diperiksa dalam cadangan baharu |
|---|---|---|
| Tempahan | Semak e-mel, salin rujukan ke dalam sistem dan sahkan di kaunter. | Sumber tempahan mana yang disokong? Bolehkah tempahan yang sama ditemui? Maklumat apa yang masih perlu dimasukkan secara manual? |
| Butiran tetamu | Semak dan masukkan maklumat, kemudian simpan rekod pengenalan mengikut keperluan hotel. | Langkah kemasukan data mana yang boleh dikurangkan? Adakah semakan penting dikekalkan? Bagaimana pekerja mengambil alih jika butiran tidak sepadan? |
| Bayaran bilik dan deposit | Kutip dan sahkan setiap jumlah, kemudian cetak resit. | Adakah jumlah, status bayaran, deposit dan bayaran balik jelas? Bagaimana gangguan dan kegagalan disemak serta dikendalikan? |
| Kad bilik | Sediakan dan keluarkan kad, kemudian terima dan semak semasa daftar keluar. | Bolehkah kunci, kad dan encoder sedia ada digunakan dengan cadangan ini? Apa yang perlu diubah? Siapa mengendalikan kegagalan pengeluaran kad? |
| Daftar keluar dan status bilik | Maklumkan kepada housekeeping selepas daftar keluar, kemudian kemas kini status. | Siapa mengemas kini status sudah daftar keluar, perlu dibersihkan, sudah dibersihkan dan sedia dijual? Bolehkah orang seterusnya melihat status yang betul? |
| Laporan dan serah tugas | Cetak laporan jualan serta terangkan masalah dan kerja tertunggak. | Bolehkah bayaran, deposit, transaksi belum selesai dan pengecualian dipadankan? Perkara apa yang masih perlu diserah dan disahkan? |
Soalan ini disusun mengikut aliran kerja semasa hotel. Integrasi, perubahan peralatan dan skop automasi perlu disahkan berdasarkan konfigurasi hartanah.
Kewujudan penyambung tempahan sahaja tidak bermakna semua sumber tempahan melalui laluan yang sama. Status daftar keluar yang dikemas kini juga tidak bermakna bilik sudah bersih dan sedia secara automatik. Konfigurasi sistem serta langkah pelaporan dan pengesahan pasukan masih penting.
Uji perjalanan yang berjaya dan keadaan luar biasa untuk melihat kerja yang benar-benar boleh dikurangkan serta kerja baharu yang masih diperlukan.
Bagaimana hotel boleh membandingkan nilai dengan adil?
Mulakan dengan rekod operasi yang mewakili keadaan sebenar, termasuk tempoh biasa dan lebih sibuk. Model pelaburan yang rumit tidak diperlukan pada peringkat awal.
- Catat kekerapan kerja itu berlaku. Sertakan ketibaan, daftar keluar, kemasukan data berulang, tempahan tidak sepadan, masalah bayaran dan pertanyaan susulan serah tugas.
- Catat masa sebenar yang digunakan. Asingkan kerja aktif, masa menunggu, pemulihan masalah dan serah tugas. Jangan kira tempoh yang sama dua kali.
- Uji cadangan sistem dalam keadaan yang setara. Gunakan jenis tempahan dan keadaan luar biasa yang sama, kemudian rekod langkah yang masih memerlukan pekerja.
- Masukkan kos membuat perubahan. Pertimbangkan perisian, peralatan, antara muka, perubahan kunci atau kad, migrasi, latihan, aturan peralihan dan sokongan berterusan.
Kenal pasti dahulu kerja yang boleh dikurangkan, kemudian tentukan cara menilai perubahan itu. Masa yang dapat diperuntukkan semula boleh digunakan untuk sambutan, bantuan, semakan atau tugas lain. Ia tidak semestinya mengurangkan perbelanjaan gaji.
Aduan, masa menunggu dan kelewatan sebelum bilik boleh dijual semula juga wajar direkodkan. Tanpa rekod yang boleh dipercayai, perkara ini tidak patut ditukar menjadi angka kerugian yang didakwa. Perbandingan berdasarkan fakta hotel sendiri lebih berguna daripada menggunakan peratus penjimatan umum.
Hartanah 11 bilik juga boleh menilai aliran kerjanya dengan serius
Pelanggan MythAsia termasuk sebuah Homestay dengan 11 bilik. Hartanah kecil juga mungkin memerlukan proses ketibaan yang lebih tersusun.
Namun, pilihan hartanah lain tidak dapat menentukan keputusan untuk hotel anda. Jumlah bilik, kebiasaan tetamu, sumber tempahan, kaedah bayaran, peralatan sedia ada dan aturan tenaga kerja semuanya mempengaruhi kesesuaian.
Ketika menilai Hotel Kiosk, self check-in kiosk atau sistem daftar masuk hotel, mulakan dengan satu langkah yang kerap menimbulkan kerja tambahan. Fahami maklumat dan peralatan yang diperlukan, siapa melaksanakannya dan siapa mengambil alih jika berlaku masalah. Selepas itu, barulah bincangkan penyelesaian yang sesuai.
Jelaskan perubahan dan jaga orang yang melaksanakan kerja
Cadangan hotel automation perlu menjelaskan langkah standard yang sesuai serta membantu pekerja mengendalikan pengecualian dan menjaga tetamu. Setiap gabungan PMS, bayaran dan kunci perlu diperiksa.
Sebelum pelaksanaan, tentukan apa yang mesti diubah, apa yang boleh dikekalkan, latihan yang diperlukan dan cara meneruskan perkhidmatan ketika peralihan atau gangguan. Jika beban pelaksanaan penuh melebihi nilainya pada tahap ini, hotel boleh menangani isu yang lebih jelas dahulu, seperti serah tugas atau rekod status, sebelum menetapkan skop yang lebih luas.
Sebut harga sistem wajar dikira dengan teliti.
Masa yang pasukan berikan kepada hotel setiap hari juga begitu.
Memperincikan aliran kerja semasa sudah merupakan permulaan yang berguna. Hotel boleh memahami pilihan penambahbaikannya sebelum membuat komitmen pembelian.
Mulakan dengan satu tugas yang paling menyulitkan hari anda
Beritahu MythAsia dari mana tempahan diterima, cara pendaftaran dan bayaran dibuat, jenis kunci dan kad yang digunakan serta tempat serah tugas paling kerap tersekat.
Kami memahami proses semasa dahulu, kemudian menilai perubahan dan skop demonstrasi yang sesuai. Anda juga boleh menghantar mesej “semakan aliran kerja” untuk memulakan perbincangan tentang satu bahagian proses.